27.09.2017 | Controlling/Rechnungswesen

Die GoBD – notwendiges Übel oder Chance für Veränderung?

Auch der allerkleinste Betrieb kommt nicht drum herum: die Beachtung und Einhaltung der sogenannten „GoBD“. Wer noch nicht davon gehört hat: die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

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Das klingt auf den ersten Blick nicht wirklich erquickend und dieser Eindruck bleibt auch bei zweiter Draufsicht zunächst bestehen. Die daraus erwachsenden Anforderungen an uns alle wurden vom Finanzministerium bereits in 2014 in einem 37 Seiten langen Schreiben konkretisiert und bedeuten zunächst erstmal zusätzlichen Aufwand. „Konkretisieren“ heißt in diesem Fall allerdings nicht unbedingt, Klarheit und Sicherheit für den betrieblichen Alltag zu gewinnen. Die aufgelisteten Vorschriften klingen für jeden, der Buchführung nicht aus purer Leidenschaft betreibt, genauso sperrig, erklärungsbedürftig und unbequem, wie der Titel es vermuten lässt. Leider kann es in diesem Fall ziemlich teuer werden, das Thema einfach zu ignorieren. Eine erste und wichtige Anlaufstelle ist der Steuerberater!

Fest steht nämlich auch, die Einhaltung der GoBD wird in Zukunft von der Finanzverwaltung verschärft geprüft und der Prüfer hat somit nicht mehr nur einzelne Geschäftsvorfälle, sondern die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung generell im Visier. Dabei ist nicht nur die klassische Buchhaltungssoftware als Hauptsystem relevant, sondern auch die Vor- und Nebensysteme mit Anlagenbuchführung, Lohnbuchführung, Zeiterfassungssysteme, Emailverkehr, Kassensysteme, Kalkulationsprogramme, Warenwirtschaft, Fakturierung usw. Wichtige Grundsätze umfassen die zeitnahe Erfassung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen, die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen und die Datensicherheit mit Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Aber was bedeutet das ganz genau für die Praxis? Mache ich das wirklich „GoBD-konform“? Die Interpretation der gesetzlichen Anforderungen mit dem gesunden Menschenverstand hilft an dieser Stelle oft nicht weiter.

Neu ist auch, dass für sämtliche im Unternehmen verwendeten Systeme eine sogenannte „Verfahrensdokumentation“ vorlegbar sein muss. Spätestens hier wird es für die meisten von uns kritisch und im Zweifelsfall teuer. Bei Nichteinhaltung der GoBD drohen massive Hinzuschätzungen im Falle einer Betriebsprüfung. Ärgerlich – weil dieses Geld im Zweifel im Betrieb sinnvoller investiert werden kann.

Zur handfesten Unterstützung in diesem Bereich haben wir bei Lückel & Partner im letzten Jahr den „GoBD-Check“ entwickelt. Ziel hierbei ist, die im Betrieb relevanten Prozesse rund um die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme auf GoBD-Konformität zu prüfen, Handlungsempfehlungen zu erforderlichen Anpassungen zu geben und auf Wunsch natürlich bei deren Umsetzung zu begleiten. Besonders wichtig ist uns bei all dem, dass die ausgesprochenen Empfehlungen für den Betrieb angemessen und realistisch umsetzbar sind. Dieser Blick von außen ist nicht nur die Absicherung für den Fall der Betriebsprüfung - Arbeitsweisen werden systematisch hinterfragt und nachher einfacher, effizienter, zeitsparender, kostengünstiger, moderner und manchmal auch digitaler. Letztlich kann so aus dem notwendigen Übel „GoBD“ eine echte Chance für den Betrieb werden, Veränderungen anzustoßen und sich auch hier zukunftsfähig zu entwickeln! Die Erstellung der erforderlichen Verfahrensdokumentation bildet den Abschluss unseres Checks, damit die nächste Betriebsprüfung kommen kann.

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