10.04.2018 | Einkauf

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck

Sie wissen genau, dass es ansteht. Sie wissen auch, dass Sie es tun müssen. Das Ergebnis wollen Sie auch haben. Von ihrem Unternehmen, den Produkten und Dienstleistungen sind Sie überzeugt. Allerdings fühlen Sie deutlich, dass Sie es nicht tun wollen und erinnern sich sehr genau an die dilettantischen Anrufe, die Sie entgegengenommen haben. Sie müssen nicht mal Kaltakquise machen. Eigentlich ist es „Lauwarm-Akquise“. Adressen haben Sie noch von der letzten Messe. Kommunizieren tun Sie auch gerne. Aber…. Mit der richtigen Vorbereitung und Vorgehensweise wird es einfach und kann sogar Freude machen. Die Telefonakquise.

Telefonakquise

Bevor Sie mit dem Telefonieren beginnen, ist es Ihre erste Aufgabe, genau zu recherchieren, welche Zielgruppe für das Unternehmen, das Produkt oder die Dienstleistung relevant ist. Schon beim Navi ist es so. Sie müssen wissen, wo Sie hinwollen, ansonsten werden Sie keinen Zielort eingeben können. Schauen Sie sich dafür genau an, mit welchen Branchen und Dienstleistungen das Unternehmen in den letzten Jahren den höchsten Gewinn erzielt hat. Es kann natürlich sein, dass Ihre „Lieblingsbranche“ nicht dabei ist, aber diese „Liebhaberei“ können Sie sich für später aufheben. Nachdem Sie wissen, welche Interessenten oder Kunden Sie anrufen wollen, erstellen Sie einen Gesprächsleitfaden. Das ist Ihre zweite Aufgabe. Es soll kein Leidfaden sein und ist nur für den Anfang gedacht. Eine Hilfestellung, falls es Ihnen mal die Sprache verschlägt. Denken Sie daran, der andere ist auch ein Mensch. Anstatt ein perfektes Gespräch zu hören, möchte er Sie sympathisch finden. Dazu gehören manchmal auch kleine Schnitzer. Entscheidungen werden vom Gefühl beeinflusst und haben mit Sympathie zu tun. Zusätzlich machen Sie sich bitte bewusst, dass Sie vermutlich mit Ihrem Anruf stören werden. Das lässt sich nicht verhindern. Egal, wie sehr Sie sich bemühen

Am Anfang überlegen Sie sich bitte, welche Informationen Sie benötigen.
  1. Wer ist für Sie der passende Ansprechpartner.
  2. Wer ist verantwortlich und trifft die Entscheidungen.
  3. Sind die Unterlagen angekommen und sind sie komplett und/oder
  4. hat sich der Verantwortliche (endlich) entschieden.
  5. ………
Los geht’s:
  • Der andere meldet sich mit Firmenname und eigenem Namen.
  • Danach stellen Sie sich mit Ihrem Namen und dem Firmennamen vor
  • „Guten Tag Frau/Herr…. Mein Name ist… von der Firma…“ sagen Sie, wenn der andere Sie noch nicht kennt.

Ihre dritte Aufgabe ist es, sich den fremden Namen zu merken. Fragen Sie nach, wenn Sie ihn nicht verstanden haben. Falls der Name merkwürdig ist:Ihr Gesprächspartner hat wahrscheinlich die meisten Scherze bereits gehört. Den Namen brauchen Sie, wenn Sie das Gespräch stoppen, eine Frage stellen oder etwas verändern wollen. Einen Namen ins Gespräch zu rufen klingt netter als zu sagen: „Hallo, hören Sie?!“ Also schreiben Sie sich den Namen auf. Nach dem Gespräch können Sie ihn durchstreichen, damit Sie den nächsten Gesprächspartner nicht mit dem falschen Namen ansprechen.

Die vierte Aufgabe ist es, herauszufinden, ob Sie mit dem richtigen Menschen telefonieren. „Mir geht es um das Thema…. Bin ich bei Ihnen richtig? Sind Sie dafür verantwortlich?“ Sehr herzlich mit dem Hausmeister zu telefonieren ist meistens Zeitverschwendung. Falls Sie woanders besser aufgehoben sind, lassen Sie sich verbinden oder die andere Telefonnummer geben. Wenn Sie mit den Worten: „Frau/Herr… hat mir empfohlen mit Ihnen zu sprechen, weil….“ beginnen, klingt das kompetent. Nach diesem gekonnten Anfang erzählen Sie, um was es Ihnen geht. Das können Sie. Das ist Ihr tägliches Brot.
Am Ende des Gesprächs treffen Sie bitte zusammen mit Ihrem Gesprächspartner eine konkrete Vereinbarung. Die Vereinbarung, wie es weitergeht. „Ich wiederhole kurz unser Gespräch. Sie veranlassen also….“ „Frau/Herr ..... wie machen wir jetzt weiter?“ „Wann soll ich mich wieder bei Ihnen melden?“

Pause lassen und die Antwort abwarten.

Darauf reagieren Sie. Sie entscheiden, ob Sie den Vorschlag umsetzen wollen, oder nicht. Das sagen Sie ihm. Ihre fünfte Aufgabe ist es also, am Ende des Gesprächs eine konkrete Vereinbarung zu treffen und diese in die Wiedervorlage oder den Terminkalender einzutragen. Eine Vereinbarung, an die Sie sich halten werden. Falls das zeitlich nicht klappt, rufen Sie bitte trotzdem an und verschieben den Termin. Beim nächsten Gespräch können Sie beginnen mit: „Hallo Frau/Herr….. Sie sagten bei unserem letzten Gespräch, dass ich heute um ….Uhr anrufen soll.“ Damit beweisen Sie Zuverlässigkeit.
Die sechste Aufgabe ist es, nach dem Gespräch die Entscheidung zu treffen, was Sie mit dem Kontakt machen. Werden Sie ihn selber weiterbearbeiten, kann sich jemand anderes aus dem Team viel besser um ihn kümmern oder ist er „eigentlich“ für das Unternehmen uninteressant. Dann sagen Sie es ihm im Nachhinein, falls Sie diese Tatsache noch nicht bei dem gemeinsamen Telefongespräch angesprochen haben. Danach legen Sie eine Wiedervorlage an. Das Datum, für das sich Ihr Gesprächspartner eine Kontaktaufnahme wünscht, hat er Ihnen gesagt, als Sie ihn fragten. Das tragen Sie ein. Zusätzlich auch, was Sie besprochen haben und um welches Thema es beim nächsten Anruf geht. Somit ist ihr nächster Anruf gut vorbereitet und Sie haben die Sicherheit, genau zu wissen, was Sie sagen wollen. Sie sind nach dem Gespräch dafür verantwortlich, das nächste Gespräch vorzubereiten und dafür zu sorgen, dass Sie sich selber wohl fühlen werden.
Entscheiden Sie, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Sie zukünftig telefonieren werden. Im Laufe der Zeit wird das Telefonieren zur Gewohnheit und die anderen Personen in Ihrem Umfeld gewöhnen sich daran. Viel Freude!

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Ilonka Lütjen
Autor
Ilonka Lütjen
Busicoach
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