04.07.2018 | Existenzgründung/Businessplan

Schnell, schneller, digital

Mit digitalen Technologien lassen sich nahezu alle Prozesse optimieren und Papier am Arbeitsplatz einsparen. Bereits jedes zweite mittelständische Unternehmen setzt eine Strategie für sein "Digital Office" um. In welchen Bereichen eine Realisierung besonders häufig zu beobachten ist.
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Bildquelle: © iStock.517460304.XL.Erikona

Was früher als papierloses Büro angepriesen wurde, heißt heute Digital Office. Dahinter steht das Konzept von einem Arbeitsplatz, der dank digitaler Arbeitsschritte und Workflows fast ohne Papier auskommt. Mehr als die Hälfte der mittelständischen Unternehmen und etwas mehr als ein Drittel der kleinen Betriebe hierzulande haben inzwischen mit der digitalen Transformation begonnen und setzen ihre Idee des Digital Office um. Das belegt eine Befragung von rund 1.110 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern, die der Digitalverband Bitkom vorstellte. Der digitale Wandel nimmt also Fahrt auf – und das hat ganz praktische, aber auch strategische Gründe: Der Umgang mit Papierdokumenten ist zeitaufwendig und kostspielig. Unternehmen kämpfen zunehmend damit, die Flut an Briefen, E-Mails und anderen Dokumenten in den Griff zu bekommen – sei es in Aktenordnern, auf Festplatten oder in E-Mail-Systemen. Oft werden die Dokumente noch von Hand verarbeitet, mehrfach kopiert und am Ende nicht auf Anhieb gefunden. Nach Angaben des Marktforschungsunternehmens IDC verbringt ein Büroangestellter etwa 2,5 Stunden oder etwa 30 Prozent seines Arbeitstags allein mit der Suche nach Informationen, die wichtig für seine Arbeit sind. Mithilfe der Digitalisierung und eines zentralen Dokumentenmanagements können Unternehmen nicht nur Informationen auf Knopfdruck finden, sondern dadurch auch schneller auf Kundenanforderungen und Marktveränderungen reagieren und letztendlich ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern.

»Die Datei wird automatisch in der Cloud gespeichert und steht mir überall zur Verfügung.«
Frank Müller, 8days a week

Von der Digitalisierung der Prozesse und des Workflows profitieren Unternehmen aller Größen. So zum Beispiel auch der Sanitärfachhandel Kauferstein im hessischen Haiger. „Täglich gingen bis zu 200 verschiedene Dokumente bei uns ein. Früher wurden sie gleich mehrfach kopiert, an verschiedene Unternehmensbereiche verteilt und in mehreren Ordnern unter verschiedenen Schlagworten abgelegt. Das war sehr zeitaufwendig und bescherte uns ein riesiges Papierarchiv“, erklärt Inhaber Frank Kauferstein. Das Unternehmen ging deshalb vor einigen Jahren dazu über, mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems in den Bereichen Buchhaltung, Personalverwaltung, Kundendienst und Auftragsbearbeitung alle noch in Papierform eingehenden Dokumente einzuscannen. Zusammen mit den digitalen Dateien wie E-Mails werden sie dem betreffenden Bereich automatisch zugeordnet, archiviert und projektbezogen verwaltet. Bei der Eingangsrechnungsbearbeitung etwa werden die Belege nach dem Digitalisieren in einen Eingangskorb geschoben. Über einen einfachen Browser-Link kann sich der verantwortliche Sachbearbeiter alle offenen Forderungen anzeigen lassen und sie anschließend bearbeiten. Umständliches Wühlen in Aktenordnern gibt es bei Kauferstein nicht mehr.

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Mehr zum Stand der Digitalisierung in deutschen Firmen erfahrenen Sie in der Bitkom-Studie, herunterzuladen über creditreform-magazin.de/digital2016

eine Frage: Digitale Technologien helfen Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren. Aktenordner und Papierstapel wandern auf Festplatten oder in die Cloud. Laut der Bitkom-Studie „Digital Office Index“ nutzt die Hälfte der Unternehmen dafür sogenannte Enterprise-Content-Management-Programme (ECM), jedes Fünfte sogar eine Lösung, die eingehende Dokumente und Informationen automatisch erkennt. Die Software erfasst etwa den Inhalt der klassischen Briefpost digital und leitet sie an die zuständige Abteilung weiter. Mit zusätzlichen Tools zur Erkennung, sogenannten Dokumentenklassifikationslösungen, können Rechnungen oder Formulare auch direkt ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

Zu den großen ECM-Lösungen zählen Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Archivierungssysteme sowie Programme für die Zusammenarbeit von virtuellen, räumlich verteilten Projekt- oder Arbeitsgruppen. Mit diesen unternehmensinternen Netzwerken tauschen sich die Mitarbeiter aus. „ECM ist der zentrale Wegbereiter für das Digital Office“, betont Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Bitkom ECM-Kompetenzbereichs.

Inzwischen werden zunehmend Lösungen aus der Cloud genutzt. „Cloud Computing ist eine Basistechnologie für die digitale Transformation. Sie schafft enorme Effizienzgewinne“, erklärt Axel Pols, Geschäftsführer von Bitkom Research. Vor allem werden Office-Anwendungen, wie E-Mail, Kalender sowie Collaboration oder Social-Collaboration-Tools, über die Cloud genutzt. Der große Vorteil: Diese müssen nicht mehr auf den Endgeräten oder auf Unternehmensservern installiert sein.

Die Cloud spielt ihre Vorteile insbesondere bei der mobilen Nutzung aus. Technik und Ausstattung, Speicherplatz und Festplatte spielen künftig kaum eine Rolle, wichtig ist eine Internetverbindung, denn alles lässt sich aus der Cloud beziehen. Vor allem die Mitarbeiter der Generation Y wollen unterwegs mit ihren mobilen Geräten einen genauso schnellen Online-Zugang wie im Büro haben und genauso effizient arbeiten. Gängige Büroanwendungen wie Microsoft Office 365 funktionieren über die Cloud wie das herkömmliche Programm in der Firma.

Das nutzt beispielsweise Frank Müller, Geschäftsführer von 8days a week. Der Eventspezialist und seine zehn Mitarbeiter reisen und arbeiten auch außerhalb ihrer Büros viel. „Ich kann unterwegs nahtlos an demselben Dokument weiterarbeiten, das ich im Büro angefangen habe. Die Datei wird automatisch in der Cloud gespeichert und steht mir überall und auf jedem Gerät zur Verfügung“, sagt er. Er kann sogar offline daran arbeiten. Bei der nächsten verfügbaren Internetverbindung wird das Dokument automatisch synchronisiert. Flexibler, schneller und effizienter: Das sind die Kennzeichen der digitalen Arbeitswelt.

WEGBEREITER INS DIGITALE BÜRO
Im Digital Office werden Büroanwendungen sowie Systeme zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten über die Cloud zur Verfügung gestellt. Hier einige Beispiele:
Dokumenten-Management-Systeme. Firmen digitalisieren Papierdokumente mit Lösungen von Docuware, Alfresco oder Perceptive Software und archivieren sie zusammen mit digitalen Dokumenten in Ordnern mit automatischer Verschlagwortung.
Cloud-Speicher. Zu den bekanntesten Cloud-Speichern zählen Google Drive, Microsoft Onedrive, iCloud (Drive), Dropbox und
Amazon Drive. Daten lassen sich in einer Online-Festplatte ablegen und von anderen Geräten aus über das Internet abrufen. Nützlich sind die Online-Speicher nicht nur wegen der Archivierung, sondern auch als Backup.
Bürosoftware aus der Cloud. Sie steht den Mitarbeitern überall zur Verfügung, auch auf ihren mobilen Geräten. Mobile Büroanwendungen für Textverarbeitung, E-Mail, Kalender, Tabellenkalkulation und Präsentationen sind zum Beispiel Office 365, Google Docs oder iWork von Apple.
Social-Collaboration-Software. Sie dient der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation. Informationen und Dateien werden geteilt. Gängige Lösungen sind etwa Yammer, Coyo, Swabr, Communote oder Intrexxshare. Dank Apps können die Mitarbeiter auch von unterwegs aus darauf zugreifen.

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